Im Rahmen des Programms „E-Government“ der Bundesregierung ist bundesweit für alle Jobcenter verbindlich vorgesehen, die bisherige Papierakten in das elektronisches Aktensystem „eAkte“ zu überführen. Heute ist der Startschuss für das Jobcenter Stadt Würzburg gefallen.

„Mit Einführung der eAkte können wir kundenbezogene Prozesse effizienter erledigen. Der Vorteil gegenüber der Papierakte liegt dabei klar auf der Hand: Unsere Mitarbeiter haben jederzeit Zugang zu relevanten Daten und sparen sich unnötige Lauf- und Suchwege. Auskünfte und Fragen zu den Bearbeitungsständen können somit unmittelbar erteilt werden“, fasst Rainer Radler, Geschäftsführer des Jobcenters der Stadt Würzburg, die Vorteile zusammen. „Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist dabei jederzeit sichergestellt.“ so Radler weiter.

Das neue System spart zudem Platz. Die durchschnittliche Akte eines Kunden umfasst ca. 300 Seiten, viele auch deutlich mehr. Rund fünf Milliarden Blatt Papier lagern derzeit bundesweit in Jobcentern und etwa 1,8 Millionen kommen täglich dazu. Die Einführung der eAkte soll der Papierflut Einhalt gebieten. Die alten Papierakten werden allerdings nicht gescannt, sondern bleiben weiter bestehen. Es wird daher noch einige Zeit dauern, bis das Jobcenter komplett elektronisch arbeitet

Neu eingehende Dokumente werden ab April zentral von einem Dienstleister gescannt und elektronisch gespeichert. Die Unterlagen werden nach der Digitalisierung noch acht Wochen aufbewahrt und danach datenschutzkonform vernichtet. Das Jobcenter bittet daher, lediglich Anträge als Originale einzureichen(!) Falls weitere Dokumente als Originale benötigt werden, wird gesondert darauf hingewiesen.